Everything about documentos digitales

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Microsoft SharePoint es un robusto software de gestión documental que permite a las empresas organizar, compartir y colaborar en documentos de manera eficiente.

Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa.

Cumplimiento normativo y preservación de documentos: estos sistemas facilitan el cumplimiento de regulaciones que requieren la retención de documentos durante períodos específicos, asegurando que todos los archivos estén organizados y disponibles de forma segura para auditorías o revisiones futuras.

Una vez que se han identificado las necesidades empresariales, el siguiente paso es seleccionar el software de gestión documental adecuado. Existen numerosas opciones disponibles en el mercado, desde sistemas independientes hasta suites integradas dentro de otros sistemas empresariales.

En México, una documentación organizada y actualizada es clave para cumplir con las regulaciones ambientales y obtener certificaciones. Un Sistema de Gestión Documental permite a las empresas:

La gestión documental on-premise se refiere a un enfoque en el que las organizaciones almacenan y gestionan su información en servidores locales dentro de sus propias instalaciones. Ofrece Management y seguridad, pero también implica mayores costes y responsabilidades para la empresa en comparación con soluciones basadas en la nube.

Uno de los principales es la flexibilidad. Un sistema debe adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización a medida que esta crece o evoluciona, permitiendo la incorporación de nuevas tecnologías y procesos.

La computación en la nube es la práctica de utilizar una pink de servidores remotos alojados en Net para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un servidor area o un ordenador private.

Otra ventaja es que la arquitectura basada en Net proporciona una escalabilidad perfecta, lo que Gestión Documental significa que el sistema es versatile y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.

Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:

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Muchos empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas herramientas y procesos debido a la falta de familiaridad. Por lo tanto, es esencial brindar capacitación y explicar los beneficios inmediatos del nuevo sistema para suavizar la transición.

La capacitación de los usuarios es un componente crítico para asegurar una adopción exitosa del DMS:

Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,